Volver al Indice – artículos sobre Management y Estrategia de Negocios
Existen conceptos fundamentales para la organización del proceso de toma de decisiones. Objetivos, planes, cómo implementarlos y cómo organizar a su personal de manera eficiente de manera que tenga a la mejor persona en el puesto que le corresponde para poder alcanzar sus metas.
Por Alejandro Franco – contáctenos
¿Sabe cuál es la organización más antigua que existe?.
Por si no lo adivinó la respuesta es simple: el Ejército.
Desde tiempos inmemoriales reinos, imperios y estados han utilizado sus fuerzas militares tanto para la defensa como para la conquista; y, en el caso de que sus territorios fueran vastos, su ejército debía ser numeroso, organizado y disciplinado. ¿Cómo hacer para que una masa de miles de soldados cumpla órdenes y acuda a determinados frentes donde su presencia es requerida?. ¿Cómo organizar largas travesías de conquista sin que los hombres perezcan de hambre o no porten las armas adecuadas?. ¿Cómo coordinar esfuerzos para actuar de manera sincronizada sin que sea un desmadre de masas armadas actuando de manera improvisada?.
Las bases de la organización moderna de empresas e instituciones se basan en métodos organizativos creados por los ejércitos – desde la antigüedad hasta nuestros días -. Estableciendo una pirámide de jerarquía con rangos que, de mayor a menor grado, permiten un determinado espectro decisorio. El general supremo, su staff de comandantes, los capitanes que dirigen las tropas en el campo, los soldados; la especialización de los mismos, la implementación de sistemas de comunicación eficientes, y la necesidad de contar con un cuerpo de asesores que complementen a la cúpula decisoria y les informen sobre temas importantes que escapan a su tradicional operatoria militar.
En Estados Unidos se ve mucho esto: generales que se retiran y que pasan a tomar cargos gerenciales en empresas gigantes o, el caso contrario, de gerentes privados que pasan a formar parte del staff del gobierno. Robert McNamara era gerente de Ford antes de ser secretario de defensa de John Fitzgerald Kennedy… y su caso no es el único en la historia. ¿Pero qué sabe de ejércitos, misiles nucleares y objetivos militares un hombre que construía autos?.
Porque el tema no es ése, sino que sabe cómo comandar una organización grande y compleja y darle objetivos. Lidiar y negociar con otros pares porciones de poder. Disciplinar la estructura y descubrir fallas organizativas. He allí la diferencia entre un simple funcionario político y un tecnócrata.
Si usted tiene una Pyme, entonces usted comanda una organización por más pequeña y modesta que sea. Usted distribuye cargos, busca a los más idóneos para los puestos especializados, establece una cadena de comando y hace que la información pase por su poder. Pero, a la vez, usted es el comandante en jefe y debe tener en claro qué objetivos quiere perseguir. Esos objetivos varían radicalmente según el escenario: en una economía estable y competitiva será crecer, ganar porciones de mercado, anticiparse a las movidas de lo que considera su competencia, optimizar costos y maximizar ganancias, y planear el desarrollo de nuevos e innovadores productos. En un escenario tan salvaje como la economía argentina los objetivos se vuelven más urgentes y esenciales: afrontar la inflación y la escalada de costos y precios, administrar la relación con los proveedores, establecer políticas de precios que se actualicen a corto plazo y le permitan obtener ganancia suficiente para afrontar tanto la reposición de productos como las erogaciones por funcionamiento (desde impuestos a sueldos)… toda una pesadilla decisoria con la cual debe lidiar día a día para que su empresa no se vaya a los caños.
Todo esto implica que, en un escenario más inestable, usted deba mantener una actitud proactiva. Si es un pequeño emprendedor, no se deje encandilar por la monotonía de la rutina: afuera hay un escenario voraz y agresivo que no dudará en aplastar a su negocios ni bien se deje estar en sus laureles.
Es por todo esto que usted necesita desarrollar una gimnasia decisoria: no se trata de dejar que las cosas funcionen simplemente por inercia. Aún en las situaciones más críticas una empresa no solo puede sobrevivir sino incluso crecer. Todo depende de la creatividad de la persona que está al mando.
Para tomar decisiones usted debe seguir el modelo de planeamiento que utilizan los militares y que se divide en Estrategias y Tácticas. La Estrategia es el armado de un listado de objetivos – poner una segunda sucursal, ampliar el rubro de su negocio, comenzar a comercializar por Internet, etc -. La Táctica es el desarrollo de planes para poder materializar esos objetivos: ¿los puedo cumplir con los recursos que tengo?. ¿Qué capital debo acumular para poder implementar los cambios?. ¿Cómo puedo ampliar mis ventas para hacerme con dicho capital de inversión?.
Los casos se dan en ejemplos de todo tipo, tamaño y color. No hay nada más triste que ver personas que aceptan un retiro voluntario, toman un montón de dinero y arman un kiosquito / almacén / verdulería y se limitan a comprar, vender y reponer. Pueden dejar sus vidas dentro del negocio; dedicarse 20 horas diarias a manufacturar cosas artesanales o tomar pedidos después de hora… y luego, en cuestión de unos pocos meses o años terminan desapareciendo. Porque mantener un negocio o un emprendimiento no se trata solamente de sacrificio personal. Se trata de planeamiento, organización, previsión y un buen ordenamiento contable. Si usted no sabe cuánto gana con cada kilo de milanesas que manufactura puede que esté desperdiciando su esfuerzo en algo que genera poca o nula ganancia; si usted no tiene una política de precios (¿cuándo debo subir el precio de mis productos?) puede que lo agarren dormido, no pueda costear la reposición de los artículos vendidos y termine comiéndose el capital.
Usted debe armar una lista de objetivos y planes, y establecer prioridades: cuáles son los objetivos más importantes, cómo se van a conseguir y qué costo van a tener. Y, fundamentalmente, saber si tiene margen para obtenerlos o – en caso adverso – poder esperar el tiempo necesario hasta que se concreten. Un mal establecimiento de prioridades simplemente puede provocarle la ruina: conozco el caso de un cibercafé en donde el dueño alquiló el local, compró instalaciones, adquirió una parva de computadoras… pero la instalación de la conexión de banda ancha de Internet se demoró meses y al final tuvo que cerrar sin siquiera haber podido abrir el local. Calculó mal, estableció mal las prioridades – que era tramitar la conexión de Internet desde el primer día y, una vez obtenida, recién seguir con la inversión obtenido el elemento primordial que hace funcionar su negocio – y terminó por comerse su inversión.
No se deje anestesiar por la rutina; usted no es el empleado de nadie que hace su trabajo, cobra su sueldo y vuelve a su casa y se desliga de todo. Usted vive de eso, apostó su capital a su emprendimiento y le toca la parte más dura que es tomar decisiones todo el tiempo haciendo los cambios de rumbo que resulten necesarios para que la empresa siga a flote. Precisa contar con buenos productos, dar buenos servicios y tener un staff eficiente que provea soluciones y no dolores de cabeza. Organizar, establecer metas, planear y concretar son conceptos que debe tener presentes todos los días. Incluso innovar, por qué no – su carnicería toma pedidos por Internet, WhatsApp o aplicaciones de cadetería -. Quedarse estancado en la rutina es lo peor que puede hacer porque un día puede descubrir que los números se salieron de control y su emprendimiento ha dejado de ser viable.